REGULAMIN WYSTAWIANIA ORAZ PRZESYŁANIA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ obowiązujący od dnia 17 października 2019. (dalej „Regulamin”)
Niniejszy Regulamin określa zasady oraz warunki na jakich ITP S.A. w Warszawie wystawia i przesyła faktury, duplikaty faktur oraz korekty faktur („dokumenty księgowe”) w formie elektronicznej na rzecz klientów ITP S.A. w Warszawie będących odbiorcą tych dokumentów (dalej „Klienci”) w ramach współpracy handlowej tych Klientów z ITP S.A.
Wystawcą dokumentów księgowych będzie ITP S.A. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Domaniewska 37, 02-672 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000404795, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy KRS, posiadającą NIP 525-236-00-60 oraz REGON 140505088 (dalej „ITP”).
Podstawą prawną wystawiania i przesyłania dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest przepisu art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (dz.U.2018.2174 t.j. z dnia 2018.11.21 z późń. zm.), jak również udzielona przez Klienta zgoda - alternatywnie w trakcie składania zamówienia w sklepie internetowym ITP bądź w trakcie wypełniania formularza zgłoszenia reklamacyjnego.
Usługa dotycząca wystawiania i przysłania dokumentów księgowych w formie elektronicznej nie jest skierowana do konsumentów. Zatem Klientem w rozumieniu niniejszego Regulaminu jest wyłącznie podmiot spełniający łącznie następujące warunki:
niebędący konsumentem w rozumieniu przepisu art. 221 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. 2014.121 j.t.) tj. dokonujący z ITP czynności prawnej związanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową oraz
aktywne prowadzący działalność gospodarczą - wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dawniej Ewidencji Działalności Gospodarczej) lub do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Podmiot, który nie spełnia wskazanych wymagań, nie ma możliwości otrzymywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej.
W celu prawidłowego otrzymywania dokumentów księgowych w formie elektronicznej - niezbędne jest aby urządzenie którym posługuje się Klient spełniało następujące minimalne wymagania techniczne:
urządzenie z dostępem do sieci Internet w sposób zapewniający transmisje danych,
zainstalowane oprogramowanie komputerowe umożliwiające odczytywanie plików przesyłanych w formacie PDF.
Klient przed wyrażeniem zgody na wystawianie i przesyłanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej zobowiązany jest do zapoznania się i zaakceptowania wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu.
Klient akceptuje, iż dokumenty księgowe przesyłane w formie elektronicznej stanowią pełnoprawne dokument księgowy w rozumieniu przepisów podatkowych i o rachunkowości, jak również mają taką samą moc jak dokumenty w formie papierowej.
Dokumenty księgowe będą przesyłane na wskazany przez Klienta - w trakcie składania zamówienia w sklepie internetowym ITP bądź w trakcie wypełniania formularza zgłoszenia reklamacyjnego - adres poczty elektronicznej. Klient poprzez łączne podanie adresu poczty elektrycznej w odpowiednim formularzu kontaktowym, a następnie akceptację wystawiania i przesyłania dokumentów księgowych w formie elektronicznej, zobowiązuję się odbierać dokumenty księgowe pod wskazanym przez siebie adresem poczty elektronicznej.
Klient zobowiązany jest poinformować ITP o każdej zmianie właściwego mu dla dokumentów księgowych adresu poczty elektronicznej alternatywnie poprzez:
skierowanie pisemnego oświadczenia na adres ITP S.A.: ul. Domaniewska 37, 02-672 Warszawa,
skierowanie na adres e-mail: e.zgody@itpsa.pl skanu pisemnego i podpisanego przez Klienta oświadczenia o zmianie adresu poczty elektronicznej w postaci załącznika w formacie PDF. Zmiana adresu poczty elektronicznej jest skuteczna począwszy od dnia następnego po otrzymaniu przez ITP jednoznacznego oświadczenia Klienta. Klient akceptuje, iż w przypadku nie wywiązania się z przedmiotowego obowiązku– dokumenty księgowe kierowane na dotychczas wskazany adres poczty elektronicznej będą miały charakter skutecznie doręczonych.
ITP wystawia i przesyła faktury w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści.
ITP będzie wysyłała dokumenty księgowe z następującego adresu poczty elektronicznej no-replay@itpsa.pl, a wszystkie załączone dokumenty księgowe będą miały format PDF (Portable Document Format).
Klient akceptuje, iż momentem doręczenia dokumentu księgowego jest moment wprowadzono tego dokumentu do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że Klient miał możliwość zapoznać się z jego treścią (tj. moment wejścia wiadomości z załączonym dokumentem do skrzynki e-mail).
Klient akceptuje, iż jest zobowiązany przyjmować dokumenty księgowe w formie papierowej – w przypadku gdy przeszkody techniczne lub formalne uniemożliwią ITP. przesyłanie tych dokumentów drogą elektroniczną, jak również w przypadku gdy ITP zrezygnuje z przesyłania dokumentów drogą elektroniczną na rzecz Klienta.
Klient akceptuje, iż przedmiotowe wystawianie i przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej ma charakter dobrowolny, a jego zgoda na taką formę otrzymywani dokumentów księgowych może być w każdym czasie cofnięte – czego skutkiem będzie utrata przez ITP prawa do przesyłania dokumentów księgowych drogą elektroniczną, począwszy od następnego dnia po otrzymaniu oświadczenia o wycofaniu zgody. Cofnięcie zgody winno nastąpić poprzez przesłanie jednoznacznego oświadczenia alternatywnie:
w formie pisemnej na adres ITP S.A. o adres: ul. Domaniewskiej 37, 02-672 Warszawa,
w formie skanu pisemnego i podpisanego przez Klienta oświadczenia w postaci załącznika w formacie PDF przesłanego na adres e-mail e.zgody@itpsa.pl
Niezgodne z Regulaminem wystawianie i przesyła dokumentów księgowych może być przedmiotem reklamacji. Reklamacje mogą być składane na adres e-mail: e.zgody@itpsa.pl bądź listem poleconym na adres: ITP. S.A., ul. Domaniewska 37, 02-672 Warszawa. Reklamacje nie mogą dotyczyć okoliczności niezależnych od ITP (nieprawidłowości w funkcjonowaniu przeglądarki internetowej, sprzętu Klienta i innych okoliczności związanych z działalnością podmiotów, za których działania ITP nie odpowiada). Reklamacje są rozpatrywane w terminie 45 dni od dnia ich otrzymania.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 17.10.2019r.
Regulamin jest stale dostępny pod adresem www.itpsa.pl
ITP zastrzega możliwość zmiany Regulaminu w dowolnym czasie – poprzez zamieszczenie jego nowej treści pod wskazanym wyżej adresem, jak również przesłanie Klientowi informacji o nowej treści regulaminu na właściwy dla Klienta adres poczty elektronicznej.
Nieważność jednego lub kilku postanowień Regulaminu nie wpływa na moc obowiązującą pozostałych jego postanowień.
Spory z Klientem dotyczące wystawiania i przesyłania dokumentów księgowych w formie elektronicznej będą rozstrzygane przez sąd właściwy według siedziby ITP.
W kwestiach nieuregulowanych odpowiednie zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
